MEIN LEISTUNGSANGEBOT

BUCHFÜHRUNG

Die am häufigsten gewählte Rechtsform von Elterninitiativen in Hannover ist der gemeinnützige Verein. Zur Wahrung der Gemeinnützigkeit haben Vereine Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben zu führen. Idealerweise wird hierfür eine ordentliche Buchführung vorgenommen, die die Grundlage für diverse Auswertungen und Kalkulationen ist. Der Kassenwart ordnet den ihm vorliegenden Kontoauszügen die entsprechenden Belege zu und übermittelt diese per Post.

Die Verbuchung der Belege erfolgt in meinem Büro sehr zeitnah, so dass dem Kassenwart die monatlichen Auswertungen und somit die Kalkulationsgrundlage bereits nach kurzer Zeit vorliegen.

Die verbuchten Belege können wahlweise monatlich an den Verein zurückgesandt werden oder es kann eine kumulative Jahreszusammenstellung erfolgen, bei der die Belege zunächst über das Jahr hinweg in meinem Büro gesammelt und als komplette Belegsammlung an den Verein zurückgestellt werden. Hierbei besteht durch den Verein unterjährig jederzeit Zugriff auf die Belege. Auf Wunsch werden einzelne Dokumente eingescannt oder zurückgesandt.

Angebotene Leistungen

  • zeitnahe monatliche Buchführung
  • Vorbereitung der Gewinnermittlung
  • Vermögensaufstellung
  • Rücklagendarstellung
  • umfassende Unterstützung bei der Steuererklärung

ELTERNBEITRAGSVERWALTUNG

Die Höhe des von den Eltern zu zahlenden Beitrags zur Betreuung ihrer Kinder ist in Hannover einkommensabhängig. Er wird mit Hilfe des von den Eltern auszufüllenden Formulars “Verbindliche Erklärung Zur Ermittlung Des Elternbeitrages” durch den Fachbereich Jugend und Familie der Landeshauptstadt Hannover ermittelt. Die Kinderläden teilen den Eltern mit, welchen Beitrag sie zu zahlen haben, ziehen diese per Lastschrift ein oder prüfen die Zahlungseingänge.
Ist von den Eltern nicht der volle Monatsbeitrag zu zahlen, wird dem Kinderladen auf Antrag der ausgefallene Elternbeitrag erstattet.

Darüber hinaus erhalten die Einrichtungen weitere Fördergelder der Landeshauptstadt Hannover und der Landesschulbehörde, die je nach Art und Größe der Einrichtung unterschiedlich hoch sind.

In diesem Bereich ist eine sehr enge und umfangreiche Zusammenarbeit möglich und führt in der Regel zu einer deutlichen Entlastung des Kassenwarts.

DOWNLOAD FORMULAR (PDF)
“Verbindliche Erklärung Zur Ermittlung Des Elternbeitrages”

Angebotene Leistungen

    • Benachrichtigung der Eltern über zu zahlende Elternbeiträge
    • Regelmäßiger Lastschrifteinzug von
      • Elternbeiträgen
      • Mitgliedsbeiträgen
      • Kautionen
      • ggf. Zusatzbeiträgen
    • Prüfung des Zahlungseingangs von
      • Elternbeiträgen (bei Überweisung)
      • sonstigen Beiträgen
      • ausgefallenen Elternbeiträgen
      • öffentlichen Beihilfen
      • direkte Klärung mit den Eltern/der Behörde oder sofortige Rückmeldung bei auftretenden Unstimmigkeiten an den Kassenwart
    • Mahnwesen
    • Erstellung von Elternbeitrags-Bescheinigungen

BEANTRAGUNG & PRÜFUNG ÖFFENTLICHER BEIHILFEN

Damit der Kinderladen die wichtigen öffentlichen Beihilfen erhält, müssen in regelmäßigen Abständen Anträge gestellt werden, wobei wichtige Fristen zu wahren sind, damit am Ende keine Gelder verloren gehen. Sind die Anträge bei den entsprechenden Stellen eingegangen, folgen in unregelmäßigen zeitlichen Abständen zu prüfende Abrechnungen und Förderbescheide.

Angebotene Leistungen

      • Erstellung von Quartalsabrechnungen (Kinderlisten)
      • Unterstützung bei der Beantragung der Landesfinanzhilfe in “kita-web” und projektbezogener Fördermittel
      • Beantragung von Leistungen aus Bildung und Teilhabe (BuT)
      • Prüfung auf Plausibilität
        • der Abrechnung der ausgefallenen Elternbeiträge
        • der Förderbescheide der Landeshauptstadt Hannover
        • der Förderbescheide der Landesschulbehörde
        • direkte Klärung mit der Behörde bzw. Rückmeldung an Kassenwart bei auftretenden Ungereimtheiten

FINANZPLANUNG

Die finanzielle Situation eines Kinderladens zu überblicken und vorauszuplanen gehört wohl zu den schwierigsten Herausforderungen, denen sich der Kassenwart zu stellen hat.

Das Hauptproblem dabei ist die Tatsache, dass die Fördermittel aus Stadt und Land oft erst viele Monate, manchmal sogar erst Jahre später abgerechnet werden. So kann es durchaus vorkommen, dass plötzlich größere Summen seitens des Kinderladens zurückerstattet werden müssen, weil Fördergelder überzahlt wurden, die zu einem Zeitpunkt beantragt wurden, zu dem der derzeitige Kassenwart eventuell noch gar nicht gewählt war. Leider passiert es immer wieder, dass sich Elterninitiativen aufgrund unvorhergesehener Rückzahlungen auflösen müssen, da zu wenig Rücklagen für deren Ausgleich gebildet wurden. Demgegenüber steht bei gemeinnützigen Vereinen das „Gebot der zeitnahen Mittelverwendung“, welches es verbietet, zu hohe Rücklagen anzuhäufen, ohne Gefahr zu laufen, die Gemeinnützigkeit zu verlieren.

Hieraus wird deutlich, wie wichtig die konstante Überwachung der Einnahmen-Ausgaben-Situation gerade auch in Hinblick auf möglicherweise zu erwartender Nach-/Rückzahlungen ist. Denn nur dann sind zuverlässige Aussagen dahingehend möglich, ob eine größere Investition aktuell getätigt werden darf oder nicht. Nur eine sehr sorgfältige Finanzplanung kann daher bei den Elterninitiativen zu tragfähigen Entscheidungen führen.

Angebotene Leistungen

      • Prüfung der Einnahmen-Ausgaben-Situation in Bezug auf den Erhalt der Gemeinnützigkeit unter Berücksichtigung von Zahlungsverzögerungen bei Fördergeldern
      • Rücklagenplanung
      • Kostenkalkulation
      • Erstellung eines individuellen Haushaltsplans
      • Ansprechpartner und Beratung in finanziellen Angelegenheiten

ZAHLUNGSVERKEHR & BELEGFÜHRUNG

Wie bereits zuvor beschrieben, erhalten die Elterninitiativen in Hannover Beiträge und Fördermittel. Mit diesen Einnahmen werden zahlreiche Ausgaben finanziert, wie z. B. die Personalkosten (Löhne und Gehälter, SV-Beiträge, Lohnsteuer). Da in vielen Einrichtungen das dort angebotene Essen noch frisch zubereitet wird, müssen hier regelmäßig Lebensmittel eingekauft werden. Darüber hinaus sind z. B. Windeln, Spielwaren und viele andere Dinge des täglichen Bedarfs zu beschaffen.

Die Bezahlung der Einkäufe erfolgt entweder bar über eine in der Einrichtung verwaltete Barkasse, per Überweisung oder Lastschrift durch den Kassenwart. Dieser prüft die Kassenstände und Ausgabenbelege auf ihre Richtigkeit und ist verantwortlich dafür, dass die Überweisungen pünktlich/fristgerecht getätigt werden.

Nach Abschluss eines Monats werden zur Vorbereitung der Buchführung die (Ausgabe-)Belege chronologisch den Kontoauszügen zugeordnet. Fehlt ein Beleg, so muss dieser nachgefordert werden („Keine Ausgabe ohne Beleg!“).

Gerade in mehrgruppigen Einrichtungen kann die Zahl der monatlich fristgerecht zu tätigenden Überweisungen enorm hoch sein. Hierdurch können die Kassenwarte schnell an die Grenze der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit gelangen, oder es entstehen Engpässe zu Urlaubs- und/oder Schließzeiten.

Angebotene Leistungen

      • Fristgerechte Überweisung von
        • Löhnen und Gehältern
        • SV-Beiträgen
        • Lohnsteuer
        • Rechnungen
      • Erstattung von Auslagen (von z. B. Eltern)
      • Belegführung nach Kontenblättern
      • Prüfung und ggf. Nachforderung von Ausgabebelegen

LOHN- & GEHALTSABRECHNUNG

Die in den Kinderläden beschäftigten sozialpädagogischen Fachkräfte, zumeist ErzieherInnen, SozialassistentInnen, KinderpflegerInnen und/oder BerufspraktikantInnen unterliegen der Sozialversicherungspflicht. Das heißt, für diese Beschäftigten muss monatlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt werden, bei der die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile in der Sozialversicherung, die Lohnsteuer und sonstige Abgaben fristgerecht abgeführt werden.

Hierbei unterstützt mich eine Steuerberatungskanzlei in Hannover, mit der ich bereits seit mehreren Jahren eng kooperiere. Diese erledigt für Sie die Abrechnungen und übermittelt zudem an den Kassenwart eine Aufstellung über die zu überweisenden Beträge.

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